Tratamiento de datos

TEXTILES MIRATEX S.A.S.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Capítulo Primero

 

DATOS GENERALES DE TEXTILES MIRATEX S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: Textiles Miratex S.A.S.

NIT: 860.525.814-2

Domicilio: Calle 12 B # 37-31 Bogotá D.C. - Colombia

Pbx: 3647666 Ext. 166

Correo Electrónico: atencionhabeasdatamiratex@gmail.com

Página Web: www.miratex.com

 Capítulo Segundo 

OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 (y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Textiles Miratex S.A.S. (en adelante la “Miratex” o la “Compañía”) realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.

En esta política de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales MIRATEX realiza el tratamiento de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la Compañía, entre otros. Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), en   MIRATEX tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a Accionistas, Clientes, Empleados, Proveedores, Agentes Comerciales y Asesores de MIRATEX, a menos que éstos, no la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso, informado y calificado.

Capítulo Tercero

MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015.

Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.

Capítulo Cuarto

A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a Accionistas, Clientes, Empleados, Proveedores, Agentes Comerciales y Asesores de MIRATEX, tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la Compañía.

Capítulo Quinto

DEFINICIONES RELEVANTES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por MIRATEX de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a MIRATEX en virtud de una relación contractual / obligacional, incluyendo sin ser restrictivo a las(os) Directoras(es) Independientes.
  • Accionista: persona natural o jurídica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades anónimas o comanditarias que pueden existir en el marco jurídico de cada país.
  • Agentes Comerciales: persona que se encarga de promover, explotar, fabricar o distribuir uno o varios productos como representante de un empresario ya sea nacional o extranjero mediante un contrato denominado agencia comercial.
  • Asesor: especialista que presta consejo sobre algún tema.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Cliente: Persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago.
  • Transferencia: Se refiere al envío por parte de MIRATEX como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural / jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015. Adicionalmente, en caso que usted tenga alguna duda sobre una cualquiera de las definiciones aquí previstas, le agradecemos que se sirva a dar a la misma el sentido que ha sido empleado por el legislador en las normas anteriormente citadas.

Capítulo Sexto

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los principios que rigen el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de MIRATEX, son los siguientes: 

  • Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
  • Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Capítulo Séptimo

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

MIRATEX como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por MIRATEX, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

MIRATEX como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto. Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a MIRATEX, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a MIRATEX la autorización respectiva. Para su tranquilidad, en ningún caso su silencio será asimilado por MIRATEX como una conducta inequívoca. Finalmente, tenga en cuenta que como Titular de sus datos usted puede en todo momento solicitar a MIRATEX como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, para lo cual usted podrá utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en el Numeral 3° del Capítulo Décimo Segundo de la presente Política.

Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. b) Datos de naturaleza pública.
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Capítulo Octavo

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con lo previsto en el Capítulo Quinto de la presente Política, se entiende por Datos Sensibles: “aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación”.

Por tanto, le informamos que el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:

  1. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  4. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, MIRATEX cumple las siguientes obligaciones: 

  • Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informa al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza MIRATEX está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a la Compañía sus datos personales sensibles.

Capítulo Noveno

USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

MIRATEX reconoce que usted como Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se establezca entre usted y MIRATEX, esta última recolecta, almacena, usa y transfiere sus datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.

Es importante que usted tenga en cuenta que su información o datos personales son utilizados por MIRATEX para:

  • Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la Compañía.
  • Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
  • Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
  • Soportar procesos de auditoría externa e interna.
  • Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
  • Registrar la información de Empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de la Compañía.
  • Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de la Compañía.
  • Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía.
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre usted y la Compañía.

Si usted nos proporciona sus Datos Personales, esta información será utilizada por MIRATEX sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, fuera de la Compañía, salvo que: (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo; (ii) sea necesario hacerlo para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; (iii) sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios (iv) sea requerido o permitido por la ley. A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la Gerencia General y demás Gerencias de Área Funcional, así como a encargados, asesores, contratistas y a otras personas y oficinas, según corresponda.

MIRATEX podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. De igual forma, MIRATEX podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales. MIRATEX ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y de protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en las políticas de MIRATEX sobre la materia.

Capítulo Décimo

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Le informamos que como Titular de sus datos usted puede en todo momento solicitar a MIRATEX como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, es importante que tenga en cuenta que su solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos usted tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de MIRATEX. Los mecanismos que han sido dispuestos por MIRATEX, de fácil acceso y de forma gratuita, para que usted como Titular de los datos presente en cualquier momento la solicitud de supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización otorgada, son aquellos que se encuentran previstos en el Numeral 3° del Capítulo Décimo Segundo de esta Política. Si vencido el término legal respectivo, MIRATEX como Responsable no elimina sus datos personales de sus bases de datos, usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Finalmente, es importante resaltar que sus datos personales serán conservados en las bases de datos de MIRATEX cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Capítulo Décimo Primero

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que a usted le asisten como Titular en relación con sus datos personales, son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Si usted desea conocer cuáles son los canales que existen en MIRATEX para el ejercicio de sus derechos como Titular de los datos, le agradecemos que se remita al Capítulo Décimo Segundo de la presente Política.

Capítulo Décimo Segundo

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ser ejercidos ante MIRATEX por las siguientes personas. 

  1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante MIRATEX su identidad en forma suficiente.
  2. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante MIRATEX de la representación o apoderamiento.

De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante MIRATEX cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación: 

  1. Consultas:

Los Titulares o apoderados podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de MIRATEX. MIRATEX como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus apoderados, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por MIRATEX, los cuales se describen en el Numeral 3° del presente capítulo. La consulta será atendida por MIRATEX en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible para MIRATEX atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Reclamos:

Los Titulares o los apoderados que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de MIRATEX debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante MIRATEX como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a MIRATEX, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
  • El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por MIRATEX, los cuales se describen en el Numeral 3° del presente capítulo.
  • Si el reclamo resulta incompleto, MIRATEX requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  • Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por MIRATEX, sin que el solicitante presente la información requerida, la Compañía entenderá que se ha desistido del reclamo.
  • En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • El término máximo para atender el reclamo por parte de MIRATEX será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
  • Cuando no fuere posible para MIRATEX atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. Canales Habilitados:

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por MIRATEX  para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:

  • A través de la dirección de correo electrónico: atencionhabeasdatamiratex@gmail.com
  • A través de las Líneas de Atención:

- Bogotá: Pbx: 3647666. Ext. 166

Se les informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de MIRATEX., que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos. Ver: www.miratex.com/tratamientodatospersonales.pdf